Warenwirtschaftssystem für Apotheken: Anbieter im Vergleich

Wer in der Apotheke von der Warenwirtschaft spricht, meint damit häufig weit mehr als nur Lager und Bestellung. Gemeint ist meist das System, das im Hintergrund am HV-Tisch, an der Kasse, beim Wareneingang und bei der Rezeptabrechnung mitläuft. „Warenwirtschaftssystem“ und „Apothekensoftware“ werden deshalb in der Branche weitgehend synonym verwendet. Wir ziehen auf dieser Seite trotzdem bewusst eine Grenze: Die Warenwirtschaft bildet für uns den Kern der Apothekensoftware. Dazu gehören Bestellwesen, Lager, Großhandelsanbindung, Wareneingang, Retouren, Inventur, Filialverbund und die Anbindung von Kommissionierautomaten. Genau auf diese Warenwirtschaftsaspekte schauen wir hier bei den einzelnen Systemen. Alles andere – von Kasse und Rezeptbearbeitung über Hersteller und Betriebsmodell bis hin zu Preisen – behandeln wir nur am Rand. Dazu gibt es auf unserer Startseite und auf den jeweiligen Anbieterseiten mehr Informationen.

Was in der Apotheke Warenwirtschaft heißt

Außerhalb der Apotheke ist die Sache ziemlich eindeutig: Ein Warenwirtschaftssystem kümmert sich um Bestand, Bestellung und Lager. In Apotheken wird der Begriff meist etwas umfassender verwendet. Der Bundesverband Deutscher Apothekensoftwarehäuser (ADAS) beschreibt das Angebot seiner Mitglieder entsprechend: „Zum Produktportfolio zählen insbesondere Warenwirtschaftssysteme, Point-of-Sale-Kassen sowie Produktdatenbanken mit umfassenden pharmazeutischen Informationen.“ Auch die Hersteller selbst sprechen ganz selbstverständlich von Warenwirtschaft. ADG bezeichnet A3000 und S3000 als „Warenwirtschaftssysteme“, NOVENTI beschreibt PROKAS als „das Warenwirtschaftssystem, das sich an Ihre Apotheke anpasst“, aposoft wirbt mit „Die Warenwirtschaft für Ihre Apotheke“. Und auch Anbieter, die bewusst einen anderen Schwerpunkt setzen, verwenden den Begriff: Align Health schreibt uns im Interview, „Rezeptabrechnung, Lager und Bestellwesen bleiben im führenden WWS.“

Für die Auswahl einer Software ist diese Unterscheidung trotzdem hilfreich. Kasse, Rezeptbearbeitung, Kundenkartei, Personalplanung oder Botendienst hängen als Module oder Funktionsbereiche an einem System, dessen eigentlicher Kern die Warenwirtschaft ist. Und gerade dieser Kern entscheidet im Alltag darüber, wie viel Ware auf Lager liegt, wie zuverlässig die Apotheke lieferfähig bleibt und wie viel Arbeit im Backoffice anfällt. In Präsentationen wird dieser Teil allerdings nicht immer so ausführlich gezeigt, wie man erwarten würde. Welche Systeme es insgesamt gibt, wer dahintersteht, wo sie betrieben werden und was sie neben der Warenwirtschaft können, haben wir auf unserer Startseite zusammengestellt.

Die Warenwirtschaft der Systeme im Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt, was die Hersteller selbst über den Warenwirtschafts-Kern ihrer Systeme schreiben. Im Mittelpunkt stehen Bestellvorschlag und Lageroptimierung, Wareneingang und Inventur, die Anbindung an den Großhandel, Filialverbünde und Kommissionierautomaten. Grundlage sind die Herstellerseiten, Stand September 2026. Mit den Herstellern haben wir für diesen Vergleich nicht gesprochen. Wenn ein Anbieter zu Bestelloptimierung oder mehreren Standorten nichts schreibt, vermerken wir das ausdrücklich. Das bedeutet nicht automatisch, dass die Funktion nicht vorhanden ist. Es bedeutet nur: Auf der von uns geprüften Herstellerseite finden wir dazu keine belastbare Angabe. Genau das sollte dann in einem Gespräch mit dem Anbieter geklärt werden.

Worauf es im Warenwirtschafts-Kern ankommt

Die interessanten Unterschiede liegen oft dort, wo im Alltag tatsächlich Arbeit anfällt: im Backoffice. Dort entstehen Bestellvorschläge, werden Wareneingänge gebucht, Retouren bearbeitet und Bestände kontrolliert. Wie unterschiedlich die Oberflächen am HV aussehen können, zeigen wir auf unserer Seite Apotheken-Software im Design-Vergleich. Für die Warenwirtschaft selbst würden wir bei einer Präsentation vor allem diese sechs Punkte genauer unter die Lupe nehmen:

Bestellvorschlag und Lageroptimierung

Bestellvorschläge kann natürlich jede Apotheken-Warenwirtschaft erzeugen. Spannend wird es bei der Frage, wie dieser Vorschlag zustande kommt und wie viel Einfluss ihr darauf habt. Welche Daten fließen ein? Abverkaufsstatistik, Reichweite, Lieferzeit, Saison oder Aktionen? Und lassen sich die Regeln für einzelne Artikel, Lagerkennzeichen oder Warengruppen anpassen?

awintaONE beschreibt die Großhandelsbestellung als „vollständig“ automatisierbar und nennt eine „ausgefeilte Lageroptimierung“. GAWIS nennt automatische Bestellvorschläge sowie die Optimierung von Lagerkosten und Sortimentsplanung. Ginkgo Pharmasoft spricht von einem „intelligenten Bestandsführungssystem“, mit dem die Organisation des Lagers „vollständig automatisiert“ sei.

Was diese Automatik im eigenen Sortiment tatsächlich macht, sieht man allerdings nicht auf einer Produktseite. Das sollte man sich mit den eigenen Bewegungsdaten zeigen lassen. Denn ein vermeintlich intelligenter Bestellvorschlag hilft wenig, wenn das Team anschließend jeden Tag zahlreiche Positionen von Hand korrigieren muss.

Großhandelsanbindung über MSV3

Die Bestellung beim Großhandel läuft in Deutschland über einen gemeinsamen Standard. MSV3 wurde laut ADAS von den „Bundesverbänden der beteiligten Marktpartner“, also DAV, Phagro und ADAS, definiert und hat die frühere ISDN-basierte Lösung durch Webservices abgelöst. Über MSV3 kann die Warenwirtschaft Verfügbarkeiten abfragen und Bestellungen auslösen.

Die Schnittstelle selbst ist damit längst Standard. Interessanter ist, was die Software daraus macht. Wie wird mit Haupt- und Zweitlieferanten gearbeitet? Was passiert, wenn der Großhandel einen Artikel nicht liefern kann? Zeigt die Software, welcher andere Lieferant verfügbar ist? Und verteilt sie Nachbestellungen so, dass Tourenzeiten und Konditionen des Hauptlieferanten berücksichtigt werden und wichtige Staffelungen nicht unnötig verloren gehen?

Lieferengpässe und Alternativsuche

Ein Lieferengpass beim Hersteller ist nicht dasselbe wie ein Defekt beim Großhandel. Entsprechend unterscheiden sich auch die Abläufe. Bei einem Herstellerengpass geht es unter anderem um den Austausch nach den Regeln des Rahmenvertrags und die Dokumentation am HV. Ein Zweitlieferant hilft in diesem Fall häufig nicht weiter.

Alternativprodukte können die Systeme grundsätzlich anzeigen. Die Unterschiede liegen dann eher im Detail: Wie schnell kommt man vom nicht lieferbaren Artikel zur passenden Alternative? Sind Lieferbarkeit, eigener Lagerbestand und Rabattvertragsstatus auf einen Blick zu sehen? Wie viele Schritte sind nötig, bis die Alternative tatsächlich bestellt ist?

Die Pharmazeutische Zeitung berichtete 2023 beispielsweise über eine „erweiterte Alternativsuche“ in CORA, die Alternativen „in priorisierter Reihenfolge“ anzeigt. Ginkgo Pharmasoft wirbt mit „Lieferengpässe umgehen“ und der Möglichkeit, Lieferanten aus dem Lagerbestand heraus zu benachrichtigen. Hublify nennt „Ersatzprodukte bei der Beschaffung“. Die übrigen von uns geprüften Produktseiten beschreiben diesen Ablauf nicht näher. Deshalb gilt auch hier: Am besten einen echten Engpassartikel aus dem eigenen Sortiment in die Präsentation mitnehmen und den Ablauf einmal live durchspielen.

Wareneingang, Retouren, Inventur

Wareneingang, Retouren und Inventur sind typische Backoffice-Aufgaben, bei denen kleine Unterschiede in der Software schnell zu zusätzlicher Arbeit führen können. Bei der Abgabe ist die securPharm-Ausbuchung Pflicht. Für den Wareneingang stellt sich deshalb eine andere Frage: Kann der Scanner die Packungen in einem Arbeitsgang mit dem Lieferschein abgleichen oder muss dieselbe Information mehrfach erfasst werden?

Eine Scanner-Erfassung nennen zwei Hersteller ausdrücklich. ADG führt die App EMMA unter anderem für „Inventur, Regalpflege und Lagerführung“ an. Ginkgo Pharmasoft spricht von der „vollen Integration von Barcode-Scanner jeder Art“.

Bei Retouren lohnt sich ebenfalls ein Blick auf den konkreten Ablauf: Wird der Retourenschein direkt aus dem System erstellt? Behält die Software die Retourenfristen des Großhandels im Blick? Lassen sich Gutschriften beim Rechnungseingang abgleichen? Und kann die Retourenquote mit den eigenen Konditionen in Beziehung gesetzt werden?

Bei der Inventur kommen schließlich die klassischen Fragen hinzu: permanente Inventur, Bewertung und Export der Daten. Gerade weil hier auch steuerliche Anforderungen hineinspielen, sollte der Ablauf nicht isoliert, sondern zusammen mit einem realistischen Wareneingang mit Teillieferung gezeigt werden.

Mehrere Standorte und gemeinsamer Einkauf

Bei einem Filialverbund verändert sich die Warenwirtschaft spürbar. Plötzlich geht es nicht mehr nur um den Bestand einer Apotheke, sondern beispielsweise um Umlagerungen zwischen Haupt- und Filialapotheke, Bestellvorschläge über mehrere Bestände und die Frage, welche Daten zentral und welche je Betriebsstätte geführt werden. Auch Kundenkartei, Rezeptabrechnung und BtM-Dokumentation müssen sauber den jeweiligen Standorten zugeordnet werden.

Die Hersteller verfolgen dabei unterschiedliche Ansätze. Der eine besteht darin, eigenständige Systeme der einzelnen Filialen miteinander zu vernetzen. WINAPO ux beschreibt genau diesen Weg: Mit Connect Premium werden „die einzelnen Warenwirtschaftssysteme Ihrer Filialapotheken“ synchronisiert. Dabei sind dezentrale Warenlager und gemeinsamer Einkauf vorgesehen.

Der andere Ansatz ist eine gemeinsame Datenbasis. CGM STELLA nennt eine „standortunabhängige Nutzung dank gemeinsamer Datenbasis“ und eine „zentrale Preis-, Angebots- und Sortimentsverwaltung für alle Standorte“. Hublify beschreibt ebenfalls „ein zentrales System für mehrere Filialen und Shops“.

Bei anderen Systemen wird die konkrete Architektur weniger deutlich. PROKAS gleicht über Aura Preise, Bestände und Kundendaten „innerhalb weniger Sekunden“ ab. GAWIS nennt synchronisierte Bestände, zentrale Preise, gemeinsamen Einkauf und eine „automatische Bestelloptimierung für den gesamten Verbund“. IXOS beschreibt die Filialvernetzung über PT-VPN, awintaONE seine Stärke bei mehreren Filialen und ADG Abläufe für mehrere Apotheken. Bei aposoft wird in einer Kundenstimme die VPN-Verbindung zweier Apotheken genannt, Ginkgo Pharmasoft nennt auf seiner Preisseite die „Unterstützung für mehrere Filialen“. CORA und SECRET machen zu mehreren Standorten keine Angabe.

Bei einer gemeinsamen Datenbasis entfällt der Abgleich zwischen den Systemen. Bei vernetzten Einzelsystemen wird dagegen interessant, wie schnell und wie vollständig die Synchronisation funktioniert. Genau deshalb sollte man im Gespräch nicht nur nach „Filialfähigkeit“ fragen, sondern sich Umlagerung, Bestellvorschlag über alle Bestände und die Synchronisation einmal konkret zeigen lassen.

Kommissionierautomat

Wer einen Kommissionierautomaten betreibt oder einen anschaffen möchte, sollte die Warenwirtschaft ebenfalls genauer unter die Lupe nehmen. Schließlich müssen Einlagerung, Auslagerung am HV und Bestandsabgleich zusammenspielen. Auch die securPharm-Ausbuchung beim Auswurf und der Umgang mit Chargenrückrufen gehören zum praktischen Ablauf.

Für die Verbindung gibt es mit WWKS2 eine entsprechende Schnittstelle. PROKAS führt sie als „Erweiterung Kommissionierfunktionen“ auf, ADG spricht von der „einfachen Steuerung von Kommissionier- und Abholautomaten“. Auf den von uns geprüften Produktseiten heben nur diese beiden Hersteller die Anbindung ausdrücklich hervor; bei den anderen finden wir dazu keine entsprechende Aussage.

Eine wichtige Frage bleibt dabei offen: Ist die Automatenanbindung bereits Bestandteil des Grundpakets oder muss dafür ein Modul gebucht werden? Bei PROKAS wird sie als Erweiterung geführt. Ebenfalls sollte geklärt werden, wer beim Auswurf die securPharm-Ausbuchung vornimmt.

Daneben gibt es einige Themen, die auf Herstellerseiten kaum oder gar nicht beschrieben werden, im Alltag aber durchaus relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Direktbezug beim Hersteller neben dem Großhandel und der Konditionsvergleich zwischen den Bezugsquellen. Auch die Sichtbarkeit von Rückständen am HV, Lagerkennzeichen, Bestellungen auf Rezept bei Hochpreiser-Artikeln sowie Verfall- und Chargenkontrolle sollte man ansprechen. Hinzu kommen das Einspielen von ABDATA-Preisänderungen und die Auswertungen, die beispielsweise für den Steuerberater interessant sind: Lagerwert, Lagerumschlag, Rohertrag je Warengruppe oder DATEV-Export.

Die Warenwirtschaft der Systeme im Detail

Hier noch einmal alle Systeme alphabetisch im Detail, Stand September 2026. Wir geben die Herstellerangaben so wieder, wie sie uns vorliegen. Alles, was über den Warenwirtschafts-Kern hinausgeht, findet ihr auf unserer Startseite beim jeweiligen System.

ADG A3000 und S3000

Im Warenwirtschafts-Kern nennt ADG die App EMMA für Inventur, Regalpflege und Lagerführung. Dazu kommt die Steuerung von Kommissionier- und Abholautomaten. Auch Abläufe für eine oder mehrere Apotheken werden genannt. Wie genau die Bestelloptimierung funktioniert, beschreibt die Website dagegen nicht. Interessant ist eine vom Hersteller veröffentlichte Kundenstimme zu S3000: Dort heißt es, Lieferungen ließen sich „splitten, in andere Aufträge übergeben oder problemlos umbuchen“, wenn ein Artikel bei einem anderen Lieferanten schneller verfügbar ist.

aposoft

aposoft nennt bei der Einrichtung die Übernahme von Daten aus dem bisherigen System. In den vom Hersteller veröffentlichten Kundenstimmen finden sich außerdem Beispiele für die Verbindung zweier Apotheken über einen VPN-Tunnel und für Auswertungen je Apotheke mit dem Zusatzprogramm aposoft business. Zu Bestellvorschlag und Lageroptimierung macht die Herstellerseite keine Angaben.

awintaONE

awintaONE stellt die Automatisierung besonders deutlich heraus. Die Großhandelsbestellung lässt sich laut Hersteller vollständig automatisieren. Hinzu kommen „Automatismen für Routineaufgaben“, eine „ausgefeilte Lageroptimierung“ und eine besondere Stärke bei mehreren Filialen. Mit BestRX gibt es außerdem ein zubuchbares Modul für Lager- und Abverkaufsoptimierung. Was genau hinter der Automatik steckt und nach welchen Regeln sie arbeitet, erklärt die Website allerdings nicht.

CGM STELLA

CGM STELLA nennt einen Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände. Für Verbünde setzt der Hersteller auf eine gemeinsame Datenbasis. Dazu gehören eine zentrale Preis-, Angebots- und Sortimentsverwaltung sowie die Möglichkeit, neue Filialen anzubinden. Zur Bestelloptimierung macht die Produktseite keine konkrete Angabe.

CORA

CIDA beschreibt CORA als „die moderne Warenwirtschaft“; das System verbindet Kasse, Warenwirtschaft und Apothekenführung in einem System – „von der Bestellung über eine optimierte Lagerhaltung“ bis zur Rezeptprüfung. Die BtM-Verwaltung einschließlich Höchstmengenprüfung gehört laut Hersteller zum Standard. Die Pharmazeutische Zeitung berichtete 2023 außerdem über eine erweiterte Alternativsuche bei Lieferengpässen. Zu mehreren Standorten macht die Website keine Angabe.

GAWIS

GAWIS nennt automatische Bestellvorschläge und eine Erfassung des Wareneingangs. Dazu kommen Funktionen zur Optimierung von Lagerkosten und Sortiment. Für Verbünde beschreibt der Hersteller synchronisierte Bestände, zentrale Preise und gemeinsamen Einkauf. Außerdem soll eine „automatische Bestelloptimierung für den gesamten Verbund“ möglich sein. Ob die Filialen dabei auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten oder die einzelnen Systeme miteinander abgeglichen werden, bleibt auf der Website offen.

Ginkgo Pharmasoft

Ginkgo Pharmasoft positioniert sich als ERP-Lösung und verwendet entsprechend teilweise die Sprache eines klassischen Handels-ERP. Lieferanten können laut Hersteller „automatisch basierend auf Ihre derzeitigen Lagerbestände benachrichtigt“ werden, außerdem lassen sich Lieferanten-Preislisten importieren. Für die Warenwirtschaft nennt Ginkgo ein automatisiertes Bestandsführungssystem mit Dashboard für Bestellungen, Wareneingang und Lieferrückstände. Barcode-Scanner können für Wareneingang und Warenausgang eingesetzt werden, außerdem wird eine digitale BtM-Kartei genannt. Auf der Preisseite findet sich die „Unterstützung für mehrere Filialen“.

Zu ABDATA-Artikelstamm und Rabattvertragsprüfung finden wir auf den von uns gelesenen Seiten keine konkreten Angaben. Beides sollte deshalb frühzeitig im Gespräch mit dem Anbieter geklärt werden.

Hublify

Hublify verfolgt einen etwas anderen Ansatz als viele klassische Apothekensysteme und verbindet Warenwirtschaft mit einem Online-Shop. Als Einsatzfälle nennt der Hersteller unter anderem die Versandapotheke sowie die „vernetzte Offizin mit mehreren Filialen und Online-Auftritt“. Auch eine Schnittstelle zu Telemedizinern wird genannt.

Im Warenwirtschaftsbereich gehören lageroptimierter Einkauf, Terminbestellungen und Ersatzprodukte bei der Beschaffung zum beschriebenen Funktionsumfang. Über MSV3 kann die Verfügbarkeit beim Großhandel live abgefragt werden. Bestände mehrerer Filialen lassen sich ebenfalls live anzeigen. Dahinter steht ein mandantenfähiges Zentralsystem, in dem Daten je Betriebsstätte getrennt geführt werden können. Auch Chargen lassen sich je Endkunde erfassen.

Für eine klassische Vor-Ort-Apotheke ohne Online-Shop ist das damit ein etwas anderer Zuschnitt als bei den übrigen hier betrachteten Systemen.

IXOS

IXOS spricht von „automatisierter Warenbewirtschaftung“ und bietet eine Filialvernetzung über PT-VPN. Die einzelnen Module lassen sich ergänzen. Welche Regeln genau hinter dem Bestellvorschlag stehen, beschreibt die Website nicht. Auch zur konkreten Architektur der Filiallösung finden sich auf der geprüften Produktseite keine näheren Angaben.

PROKAS

PROKAS, auf der Produktseite als PROKAS Evolution bezeichnet, nennt ein Lagermanagement zur Optimierung des Warenbestands. Kommissionierautomaten lassen sich über WWKS2 anbinden. Für Filialverbünde übernimmt das Modul Aura den Abgleich von Preisen, Beständen und Kundendaten – laut Hersteller „innerhalb weniger Sekunden“.

SECRET

Zum Warenwirtschafts-Kern macht die Herstellerseite von SECRET keine Angaben. Beschrieben werden unter anderem Kasse, Kartenzahlung und Rezeptprüfung. Wer SECRET in die engere Auswahl nimmt, sollte deshalb Bestellvorschlag, Lageroptimierung, Wareneingang und Filialbetrieb ausdrücklich in der Präsentation zeigen lassen.

WINAPO ux

WINAPO ux bietet Auswertungen zu Einkauf, Verkauf und Lager und lässt sich an Online-Bestellplattformen anbinden. Bestellungen aus diesen Plattformen laufen direkt in die Warenwirtschaft ein. Für Filialverbünde gibt es Connect Premium. Die Erweiterung synchronisiert die Warenwirtschaften der einzelnen Filialen und ermöglicht laut Hersteller gemeinsamen Einkauf bei dezentralen Lagern. Eine konkrete Aussage zur Bestelloptimierung macht die Produktseite nicht.

Weitere Systeme

CIDAnova-Plus führt CIDA auf seiner Website als Vorgänger von CORA und fordert Bestandskunden zum Wechsel auf. CAVE von Optipharm Plus konnten wir für diesen Vergleich nicht prüfen. Align Health, das auf unserem Portal mit einem Interview vertreten ist, läuft dagegen als Web-Anwendung parallel zum bestehenden Warenwirtschaftssystem. Im Mittelpunkt stehen dort Terminmanagement, Anamnese, Patientenakte und pharmazeutische Dienstleistungen. Rezeptabrechnung, Lager und Bestellwesen bleiben nach Angabe des Herstellers im führenden Warenwirtschaftssystem.

Bei CAVE war eine belastbare Prüfung im September 2026 nicht möglich: optipharm.de leitete zu diesem Zeitpunkt auf eine Domainhandelsseite weiter, während der Hersteller, zu dessen Portfolio Optipharm gehörte, auf seiner Website nur noch GAWIS führt.

Wechsel: welche Daten mitkommen

Ein Softwarewechsel beginnt nicht erst am Tag der Umstellung. Wochen vorher sollte geklärt sein, welche Daten aus dem alten System übernommen werden und vor allem, in welcher Tiefe. Neben Kundenkartei, Rezepthistorie und Lagerbeständen gehört ausdrücklich auch die Abverkaufsstatistik auf die Liste. Sie ist schließlich eine wichtige Grundlage für die Bestellvorschläge des neuen Systems. Fragt deshalb nicht nur, ob Daten übernommen werden, sondern auch, ab wann das neue System mit euren tatsächlichen Werten arbeiten kann.

Welche Bewegungsdaten welcher Hersteller aus welchem Altsystem übernimmt, ist auf keiner der von uns geprüften Websites konkret beschrieben. Diese Zusage sollte deshalb nicht nur mündlich fallen, sondern schriftlich Bestandteil des Angebots beziehungsweise der Vereinbarung sein.

Wie wichtig das sein kann, zeigt ein konkreter Fall. Apotheke Adhoc berichtete im Oktober 2024 über einen Inhaber, der nach einer Übernahme das Softwarehaus wechseln wollte. Kurz vor dem Stichtag verweigerte das bisherige Softwarehaus die Herausgabe der Daten; laut Bericht war „der Zugang zu meinen Kundendaten“ weiterhin blockiert.

Der betroffene Inhaber empfahl daraufhin, vor dem Vertragsabschluss drei Fragen schriftlich zu klären: „Wer haftet für Schäden und ab wann erfolgt eine Kompensation für Ausfallzeiten?“, „Wird gewährleistet, dass ich jederzeit uneingeschränkten Zugriff auf meine Daten habe?“ und „Kann die Lösung einen problemlosen Übergang zu einem neuen Softwarehaus ermöglichen, inklusive uneingeschränktem Zugriff auf meine Daten?“

Diese drei Punkte gehören aus unserer Sicht in jedes Vertragsgespräch über einen Softwarewechsel. Den vollständigen Bericht findet ihr bei Apotheke Adhoc.

Häufige Fragen

Welche Warenwirtschaft eignet sich für Apothekenverbünde, die den Lagerbestand automatisch optimieren wollen?

In Deutschland darf ein Inhaber neben der Hauptapotheke bis zu drei Filialapotheken führen. Gemeint sind bei einem solchen Verbund also die Hauptapotheke und bis zu drei Filialen. Eine Kombination aus ausdrücklich genannter Lageroptimierung und Funktionen für mehrere Standorte finden wir bei awintaONE, GAWIS und Ginkgo Pharmasoft. awintaONE nennt eine „ausgefeilte Lageroptimierung“ und hebt die Stärke bei mehreren Filialen hervor. GAWIS spricht von einer Bestelloptimierung „für den gesamten Verbund“, zentralen Preisen und gemeinsamem Einkauf. Ginkgo Pharmasoft nennt automatisierte Bestandsführung und die „Unterstützung für mehrere Filialen“.

CGM STELLA und Hublify beschreiben jeweils eine gemeinsame Systembasis für mehrere Standorte. Bei STELLA finden wir allerdings keine konkrete Aussage zur Bestelloptimierung, während Hublify von „lageroptimiertem Einkauf“ spricht.

Welches System optimiert den Lagerbestand automatisch?

Mit einer automatischen Optimierung werben awintaONE und GAWIS. Ginkgo Pharmasoft beschreibt eine vollständig automatisierte Lagerorganisation. PROKAS, CORA, Hublify und IXOS sprechen ebenfalls von Lageroptimierung, optimierter Lagerhaltung, lageroptimiertem Einkauf oder automatisierter Warenbewirtschaftung, formulieren das aber allgemeiner.

Bei ADG, aposoft, CGM STELLA, SECRET und WINAPO ux finden wir auf den geprüften Herstellerseiten keine entsprechende konkrete Angabe. Wichtig ist dabei: Wir haben die Automatik nicht selbst getestet. Und selbst eine gut klingende Automatik sagt noch wenig darüber aus, wie gut die Vorschläge zum eigenen Sortiment passen. Genau das sollte man sich deshalb anhand der eigenen Bewegungsdaten zeigen lassen.

Welche Apotheken-Warenwirtschaft eignet sich für mehrere Standorte?

Hier lohnt sich ein Blick auf die technische Architektur. WINAPO ux vernetzt eigenständige Systeme der einzelnen Filialen. CGM STELLA und Hublify beschreiben dagegen eine gemeinsame Systembasis für alle Standorte. PROKAS, GAWIS, IXOS, awintaONE, ADG, aposoft und Ginkgo Pharmasoft nennen ebenfalls Funktionen für Verbünde, lassen auf ihren Websites aber offen, wie die technische Umsetzung im Detail aussieht. CORA und SECRET machen zu mehreren Standorten keine konkrete Angabe.

Unabhängig vom gewählten System sollte man sich drei Dinge zeigen lassen: Wie funktioniert die Umlagerung zwischen den Betriebsstätten? Kann der Bestellvorschlag die Bestände aller Standorte berücksichtigen? Und wie läuft die Abrechnung beziehungsweise Datenhaltung je Betriebsstätte? Gerade bei einem Filialverbund sind diese Details im Alltag wichtiger als die bloße Aussage, dass eine Software „filialfähig“ ist.

Fazit

Die Warenwirtschaft ist der Kern jeder Apothekensoftware. Genau deshalb sollte die Entscheidung nicht nur am HV oder anhand einer schönen Oberfläche fallen, sondern vor allem im Backoffice: Wie gut funktioniert der Bestellvorschlag mit eurem Sortiment? Wie schnell findet ihr bei Engpässen eine Alternative? Wie unkompliziert laufen Wareneingang und Retouren? Und bei mehreren Standorten: Wie funktionieren Umlagerung und Bestellvorschlag über alle Bestände hinweg?

Bei einem Verbund kann eine gemeinsame Datenbasis den laufenden Abgleich deutlich vereinfachen. Bei vernetzten Einzelsystemen kommt es dagegen darauf an, wie schnell und wie vollständig die Synchronisation funktioniert. Und beim Softwarewechsel selbst sollte die Datenfrage von Anfang an geklärt sein. Der dokumentierte Fall, in dem ein altes Softwarehaus den Zugriff auf Kundendaten blockierte, zeigt ziemlich deutlich, warum die drei Vertragsfragen des betroffenen Inhabers nicht erst dann gestellt werden sollten, wenn der Wechsel bereits unmittelbar bevorsteht.

Wer nach dem Warenwirtschafts-Kern auch den Rest der Systeme sehen will, also Hersteller, Betriebsmodell, Kasse, Rezept und Preise, findet alles im Apothekensoftware-Vergleich mit allen Anbietern. Wer die Auswahl vorab mit drei Fragen eingrenzen möchte, nutzt den Schnell-Check.